Personel doğum günleri ve yıllık kıdem gibi özel günlerin takip edilerek zamanında kutlanması, çalışan bağlılığını artıran ancak yoğun personel sayısında manuel takibi zor olan bir insan kaynakları sürecidir. Bu takibin elle yapılması, unutulan tarihlere veya gecikmeli kutlama mesajlarına neden olabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), personel verilerini otomatik olarak tarayarak kıdem ve doğum günü gibi kriterlere göre kutlama sürecini kesintisiz şekilde yönetir.

Robotun İşleyiş Adımları:

• Sistemdeki personel verilerini otomatik olarak tarar.
• Her personel için yıllık kıdem tarihini ve doğum günü bilgisini kontrol eder.
• Belirlenen kriterlere (kıdem yıl dönümü, doğum günü vb.) uyan personelleri otomatik olarak tespit eder.
• Tespit edilen personellere özel olarak hazırlanmış kutlama mailini otomatik olarak gönderir.
• Gönderilen kutlama maillerinin kaydını tutarak tekrar gönderim hatalarını önler.
• İşlem sonucunda ilgili yetkiliye gönderilen kutlamalara dair bilgilendirme yapar.
• Tüm kutlama süreçlerini tarih ve personel bazında izlenebilir şekilde raporlar.

Bu sayede insan kaynakları ekibi, her personelin özel gününü elle takip edip mail hazırlamak yerine, sürecin tamamen otomatik ve zamanında işlediğinden emin olur. Personel memnuniyetini artıran bu küçük ama etkili dokunuşlar hiçbir gecikme yaşamadan gerçekleşir.

Sonuç olarak bu robot, çalışan kutlama iletişimini otomatikleştirerek zamanında ve tutarlı bir iletişim sağlar, insan kaynakları ekibinin operasyonel yükünü azaltır.